Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Przedsiębiorca może formalnie zatrudnić współmałżonka

Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Stan faktyczny: Prowadzę Jednoosobową działalność gospodarczą, nie zatrudniam pracowników i mam pytanie odnośnie zatrudnienia mojej żony.

Mam z żoną rozdzielność majątkową oraz mamy inne adresy zameldowania. Żona pracuję w X jako X na pełny wymiar pracy.

Czy mogę zatrudnić żonę na pół etatu? Czy przy zajściu żony w ciążę i pójściu na zwolnienie lekarskie, a potem na macierzyńskie ZUS będzie wypłacał jej podwójnie tzn. ze X oraz z mojej firmy?

Przedłożone dokumenty: brak

Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Przedsiębiorca może formalnie zatrudnić współmałżonka na takiej samej podstawie, jak innych pracowników, czyli spisując umowę o pracę, o dzieło lub zlecenie. Umowa o pracę i umowa o dzieło sprawiają, że pod względem ZUS współmałżonek traktowany jest jak osoba współpracująca (o ile pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym z zatrudniającym go przedsiębiorcą). Inaczej jest w przypadku umowy zlecenia.

Choć od 1.1.2019 r., zgodnie z ustawą z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, do kosztów podatkowych można zaliczyć wartość pracy małżonka i małoletnich dzieci podatnika (przedsiębiorcy), a także małżonków i dzieci wspólników spółki niebędącej osobą prawną, to należy mieć na uwadze „duży ZUS”.

Do końca 2018r. koszt zatrudnienia małżonka i tzw. Osób współpracujących nie był dodatkowo kosztem podatkowym w jednoosobowej działalności.

Od 2019 roku zmieniły się przepisy na korzyść przedsiębiorców i od tej pory wynagrodzenie dla małżonka i małoletnich dzieci wypłacane z tytułu m.in.:

  1. stosunku pracy,
  2. osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej,
  3. wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
  4. umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich,
  5. odbywania praktyk absolwenckich,

stanowi koszt podatkowy w działalności gospodarczej. 

Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Przedsiębiorca zobowiązany jest do uiszczania zaliczek na podatek dochodowy od tego wynagrodzenia i uwzględniania go w deklaracjach PIT-4R/PIT-8AR oraz PIT-11 składanych za pracowników.

Osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Okres podlegania tym ubezpieczeniom trwa od dnia rozpoczęcia współpracy do dnia zakończenia tej współpracy. Dodatkowo osoby współpracujące mają prawo przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, dzięki któremu mogą w razie choroby czy macierzyństwa uzyskać zasiłek chorobowy lub macierzyński.

Trzeba mieć na uwadze, że niezależnie od tego czy dany członek rodziny współpracuje z przedsiębiorcą na podstawie umowy o pracę czy nie nawiązują między sobą żadnej umowy (nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny), to o ile spełnione są kryteria wymienione w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, uznany jest on za osobę współpracującą i należy odprowadzać za niego składki na ubezpieczenia zgodnie z zasadami obowiązującymi przedsiębiorcę, jednak bez prawa do preferencyjnego ZUS-u. Przedsiębiorca korzystający w firmie z pomocy małżonka, dziecka, rodzica itd. nawet jeżeli podlega pod mały ZUS, to za osobę współpracującą ma obowiązek uiszczać składki społeczne od zadeklarowanej kwoty nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok, czyli takie jak przy dużym ZUS-ie.

Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Zawarcie natomiast z członkiem rodziny umowy zlecenie nie skutkuje uznaniem takiej osoby za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności. W takim wypadku zleceniodawca ma obowiązek wyliczyć i odprowadzić składki zgodnie z zasadami odwołującymi się do umów cywilnoprawnych. Podstawę do ustalenia wartości składek na ubezpieczenia stanowi wówczas wypłacane wynagrodzenie. Podpisując umowę zlecenie trzeba mieć na uwadze, że taki rodzaj umowy musi spełniać określone w przepisach wymogi. W przeciwnym wypadku podpisana z członkiem rodziny umowa zlecenie mogłaby zostać zakwestionowana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako stanowiąca podstawę do istnienia stosunku pracy między przedsiębiorcą a członkiem rodziny. Jest to zdecydowanie bardziej korzystna forma współpracy.

Nadto, osoby, które wykonują pracę w kilku miejscach mogą liczyć w razie choroby na zasiłek z tytułu każdego zatrudnienia. Prawo do świadczeń związanych z chorobą i rodzicielstwem przysługuje bowiem z każdego tytułu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Podsumowanie

  1. Umowa o pracę i dzieło

Małżonek zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest traktowany jako osoba współpracująca, co oznacza:

  • Płacenie dużego ZUS
  • Brak możliwości skorzystania z preferencyjnych składek ZUS i małego ZUS przez osobę współpracującą  
  • Wynagrodzenie takiej osoby musi być co najmniej na poziomie wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w danym roku
  • Składka chorobowa jest dobrowolna, brak opłacania składki chorobowej lub opłacenie jej po terminie płatności oznacza brak prawa do zasiłku wypłacanego przez ZUS  
  • Opłacanie składki chorobowej oznacza prawo do zasiłku chorobowego po 90 dniach objęcia ubezpieczeniem chorobowym – okresu wyczekiwania (90 dni) nie będzie w przypadku zasiłku macierzyńskiego, jeśli przed porodem było ubezpieczenie chorobowe nawet krócej niż 90 dni.  
  • Prowadzenie akt osobowych, obowiązek przeprowadzenia szkolenia BHP, obowiązkowe badania lekarskie

2) Umowa zlecenie

Małżonek zatrudniony na podstawie umowy zlecenie traktowany jest na takich samych zasadach, co każdy inny zleceniobiorca, tzn.: 

  • Płacenie składek ZUS procentowo od kwoty brutto wynagrodzenia za dany miesiąc, jeżeli zleceniobiorca nie jest nigdzie zatrudniony, bądź zarabia mniej niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku na równoczesnym etacie gdzie indziej.  
  • Składka chorobowa jest dobrowolna, brak opłacania składki chorobowej lub opłacenie jej po terminie płatności oznacza brak prawa do zasiłku wypłacanego przez ZUS  
  • Opłacanie składki chorobowej oznacza prawo do zasiłku chorobowego po 90 dniach objęcia ubezpieczeniem chorobowym – okresu wyczekiwania (90 dni) nie będzie w przypadku zasiłku macierzyńskiego, jeśli przed porodem było ubezpieczenie chorobowe nawet krócej niż 90 dni.  
  • Jeżeli małżonek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w innej firmie i osiąga tam co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku, to z tytułu umowy zlecenia odprowadzana jest tylko składka na ubezpieczenie społeczne i nie ma możliwości zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.  
  • Jeżeli małżonek jest osobą studiującą poniżej 26 roku życia, to nie ma składek ZUS ani podatku dochodowego. 

Zatrudnianie małżonka w działalności gospodarczej – kwestie formalne

Jeżeli mają Państwa pytania własne, można je zadać klikając w ten link