Zmiany danych spółki w KRS a zawieranie umów

zmiana danych spółki

31.03.2020 r. Zmiany danych spółki

Stan faktyczny: X roku złożyliśmy w sądzie w X, wniosek o zmianę nazwę spółki, zmianę PKD oraz siedziby firmy. Stosowne dokumenty zostały również złożone w nowym właściwym Urzędzie Skarbowym. Do tej pory jednak nie zostały wprowadzone zmiany w KRS. Bardzo zależy nam na podpisywaniu umów i wystawianiu faktur na nowe dane. Dochodzą do nas różne interpretacje przepisów. Księgowa uznała, że absolutnie nie można wystawiać żadnych faktur na nowe dane dopóki zmiany nie pojawią się w KRS. W internecie pojawia się wiele różnych opinii. Chciałabym mieć pewność, że nie popełniamy żadnego błędu. Podsumowując, bardzo proszę o informacje, czy można podpisywać umowy i wystawiać faktury na nowe dane spółki zanim pojawią się zmiany w KRS.

Przedłożone dokumenty: brak

Zmiany danych spółki w KRS a zawieranie umów

Akty prawne:

  1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037)
  2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U.2018.0.986 t.j.)

Wpisy ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności w rejestrze przedsiębiorców wchodzącym w skład KRS, podlegają zasadzie rękojmi wiary publicznej, wyrażonej  art. 17 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe.

Domniemanie to jest ustanowione w interesie osób trzecich korzystających z KRS, a jego znaczenie przejawia się przede wszystkim w procesach, w których dochodzi się roszczeń mających podstawę w faktach ujawnionych w Rejestrze. Domniemania prawne wiążą sąd w postępowaniu cywilnym, mogą jednak być obalone, jeśli ustawa tego nie wyłącza

Rozwinięcie tej zasady uregulowane jest w art. 17 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym, jeżeli dane wpisano do KRS niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Szczególne znaczenie dla osób trzecich, zwłaszcza kontrahentów podmiotów wpisywanych do rejestru przedsiębiorców, mają wpisy osób uprawnionych do działania za taki podmiot rejestrowy w stosunkach zewnętrznych, tzn. do reprezentacji. Wpis takich osób w KRS ma charakter deklaratywny. Problemy prawne mogą się pojawiać w sytuacji, gdy istnieje rozbieżność między danymi ujawnionymi w KRS a rzeczywistym stanem prawnym, wynikającym z faktu powołania lub odwołania danej osoby z funkcji reprezentanta przedsiębiorcy. Na te kwestie wielokrotnie zwracano uwagę w judykaturze.

Przykładowo, w post. z 18.6.2008 r. (II OSK 807/08, Legalis) NSA orzekł, iż: „Żaden przepis prawa nie stanowi, iż do reprezentowania osoby prawnej uprawnione są tylko te osoby, które w takim charakterze figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z przepisów art. 14–17 ustawy KRS wynikają jedynie pewne rygory i domniemania prawne, służące zapewnieniu pewności i bezpieczeństwa obrotu, a składające się na domniemanie wiary publicznej rejestru. Tym samym nie można wykluczyć, że osoba reprezentująca spółkę umocowania takiego nie ma, tylko dlatego, że nie zostało ono ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sąd, mając wątpliwości co do prawidłowości udzielonego pełnomocnictwa, może wystąpić o przedstawienie stosownej uchwały”.

Możecie Państwo podpisywać umowy i wystawiać faktury, ale przy zachowaniu opisanych niżej zasad ostrożności w zakresie dysponowania w obrocie adresem nowej siedziby spółki. Takie działania można prowadzić na własną odpowiedzialność, gdyż kontrahent może w przypadku sporu wskazać na to, że został wprowadzony w błąd co do Państwa danych, gdyż teoretycznie dane wprowadzone do KRS są właściwe. O prawie dokonania czynności przed zgłoszeniem decyduje poniższy art. 22 ustawy o KRS: „wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej”.

Zmiany danych spółki w KRS a zawieranie umów

Pod pojęciem zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu należy rozumieć dokonanie czynności prawnej bądź faktycznej albo inne zdarzenie niezależne od woli ludzkiej (np. śmierć jednego z członków zarządu), na mocy którego uległy zmianie dane ujawnione w rejestrze. W razie gdy wniosek wymaga dokonania kilku aktów działania, termin powinien być liczony od daty powzięcia czynności głównej. Art. 26 § 2 Kodeksu spółek handlowych mówi jedynie o powinności zgłaszania do sądu rejestrowego zmian – nie wskazuje na czynności decydujące, jednak z praktycznego i formalnego punktu widzenia jest to podjęcie odpowiedniej uchwały i odpowiednia zmiana umowy spółki – co już zobowiązuje do odliczania 7-dniowego terminu. Fizyczne przeniesienie siedziby spółki to skutek wtórny podjętej uchwały wspólników.

Art. 14. Podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do Rejestru nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do Rejestru lub uległy wykreśleniu z Rejestru.

Art. 15. 1. Od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów. Jednak w odniesieniu do czynności dokonanych przed upływem szesnastego dnia od dnia ogłoszenia podmiot wpisany do Rejestru nie może powoływać się na wpis wobec osoby trzeciej, jeżeli ta udowodni, że nie mogła wiedzieć o treści wpisu.

2. W przypadku rozbieżności między wpisem do Rejestru a ogłoszeniem w Monitorze Sądowym i Gospodarczym obowiązuje wpis w Rejestrze. Jednak osoba trzecia może powoływać się na treść ogłoszenia, chyba że podmiot wpisany do Rejestru udowodni, że osoba trzecia wiedziała o treści wpisu.

3. Osoba trzecia może się powoływać na dokumenty i dane, w odniesieniu do których nie dopełniono jeszcze obowiązku ogłoszenia, jeżeli niezamieszczenie ogłoszenia nie pozbawia jej skutków prawnych.

Art. 16. Jeżeli wpis do Rejestru nie podlega obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, to nikt nie może zasłaniać się nieznajomością treści wpisu w Rejestrze, chyba że mimo zachowania należytej staranności nie mógł wiedzieć o wpisie.

Art. 17. 1. Domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe.

2. Jeżeli dane wpisano do Rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Art. 18. 1. Podmiot wpisany do Rejestru ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do Rejestru nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jego wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do Rejestru w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności.

Zmiany danych spółki w KRS a zawieranie umów

2. Jeżeli do Rejestru jest wpisana osobowa spółka handlowa, odpowiedzialność, o której mowa w ust. 1, ponoszą solidarnie ze spółką osoby odpowiadające za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. (…)

Art. 34. 1. Podmioty wpisane do Rejestru są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:

  1. firmę lub nazwę;
  1. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
  2. siedzibę i adres;
  3. numer NIP;
  4. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze”.

Powyższe wyraźnie ukazuje, że obowiązkami wynikającymi z KRS w zakresie zmiany danych są oprócz wnioskowania o zmiany w terminie zakreślonym także obowiązki informacyjne, które nie będą uchybiały powyższym przepisom, zwłaszcza jeżeli fizyczne przeniesienie siedziby spółki nastąpi przed ogłoszeniem w „Monitorze”. Przede wszystkim w tym okresie przejściowym, tj. przynajmniej do upływu 16 dni od ogłoszenia zmiany w „Monitorze” – należy używać informacji o „starej” i „nowej” siedzibie, nazwie i innych danych ze wskazaniem odpowiednio ich kolejności i dat kluczowych, łącznie z datą faktycznej zmiany. Dzięki temu nie stworzymy w okresie przejściowym sytuacji braku informacji o nowych danych ani przedwczesnej informacji o nich. Oczywiście, że łatwiej i klarowniej (ale też i bardziej nieekonomicznie) jest dokonać fizycznego przeniesienia siedziby po ogłoszeniu w „Monitorze”, ale nie jest to żadnym przepisem nakazane, wręcz odwrotnie – mimo że kolejność jest oczywista, to zmiana powoduje potrzebę jej wpisania. 

W związku z powyższym, najlepszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie do umów danych poprzednich jak i aktualnych, mimo że nie zostały wprowadzone do KRS – nie z Państwa winy, a z powodu zwłoki leżącej po stronie rejestru. Tak samo dane mogą być wprowadzane na fakturach. 

Zmiany danych spółki w KRS a zawieranie umów