Opublikowano:

W jaki sposób zawierać umowy z prezesem zarządu w spółce z o.o.

W jaki sposób zawierać umowy z prezesem zarządu w spółce z o.o.

W jaki sposób zawierać umowy z prezesem zarządu w spółce z o.o.

Dotyczy: umów z Prezesem zarządu spółki 

Stan faktyczny: nasza wspolprace regulowac beda nastepujace umowy:

1. porozumienie wspolnikow

2. zasady premiowania  

3. side letter – porozumienie dotyczące zasad odejścia z Zarządu

4. umowa o poufności

5. umowa o zakazie konkurencji

W jaki sposób zawierać umowy z prezesem zarządu w spółce z o.o.

Przedłożone dokumenty: umowa o poufności, zasady premiowania

Akty prawne:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93)

3. Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 ze zm.)

Członków zarządu łączy ze spółką tzw. stosunek organizacyjny, powstający w następstwie powołania danej osoby do zarządu i przyjęcia przez nią tego wyboru. Obok tego stosunku organizacyjnego członka zarządu może wiązać ze spółką stosunek zatrudnienia, który oprócz umowy o pracę może powstać również na podstawie umowy-zlecenia lub kontraktu menedżerskiego, lub wynagrodzenia z tytułu udziału w zarządzie (za posiedzenia w zarządzie), lub z tytułu osobistego świadczenia usług zarządzania.

Uważa się, że wykonywanie czynności członka zarządu w spółce może mieć charakter zawodowy. W związku z tym za realizację swoich obowiązków oraz ponoszoną odpowiedzialność członek zarządu pobiera wynagrodzenie, zwłaszcza gdy obok stosunku organizacyjnego (powołanie) zawierana jest umowa cywilnoprawna. Tego typu umowy mają bowiem – zgodnie z przepisami prawa cywilnego – charakter odpłatny i w związku z tym powinny wiązać się z wynagrodzeniem. W opisie wskazano, że mają Państwo zawrzeć side letter. Zazwyczaj taki dokument traktowany jest jako załącznik do umowy. Należałoby zawrzeć jednak umowę cywilnoprawną. Oczywiście side letter może mieć już jej treść, jednakże musielibyśmy otrzymać ten dokument do zaopiniowania. W jaki sposób zawierać umowy z prezesem zarządu w spółce z o.o.Uważa się, że wykonywanie czynności członka zarządu w spółce może mieć charakter zawodowy. W związku z tym za realizację swoich obowiązków oraz ponoszoną odpowiedzialność członek zarządu pobiera wynagrodzenie, zwłaszcza gdy obok stosunku organizacyjnego (powołanie) zawierana jest umowa cywilnoprawna. Tego typu umowy mają bowiem – zgodnie z przepisami prawa cywilnego – charakter odpłatny i w związku z tym powinny wiązać się z wynagrodzeniem. W opisie wskazano, że mają Państwo zawrzeć side letter. Zazwyczaj taki dokument traktowany jest jako załącznik do umowy. Należałoby zawrzeć jednak umowę cywilnoprawną. Oczywiście side letter może mieć już jej treść, jednakże musielibyśmy otrzymać ten dokument do zaopiniowania. 

Pamiętać należy, iż w przypadku wypłat wynagrodzeń z tytułu pełnienia funkcji członków zarządu mocą uchwał ma zastosowanie przepis art. 244 ustawy Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem „wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką”.

W kontekście tego przepisu w poszczególnym głosowaniu nad przyznaniem wynagrodzenia dla członka zarządu będącego jednocześnie wspólnikiem nie będzie mógł brać udziału ten wspólnik, dla którego wynagrodzenie będzie ustalane. Jeżeli takiego wyłączenia nie dokonamy, będziemy mieć wówczas do czynienia z tzw. czynnością z samym sobą (art. 108 Kodeksu cywilnego), co spowoduje nieważność podjętej uchwały. Narazi to też na przykre konsekwencje podatkowe, ponieważ nie będzie można uznać za koszt uzyskania przychodu wynagrodzeń dla członków zarządu przyznanych w wyniku nieskutecznej czynności prawnej.

Pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (w trybie art. 210 K.s.h.) ma bardzo ograniczone kompetencje. Może on bowiem reprezentować spółkę jedynie wobec członków zarządu i tylko w zakresie umów i sporów z nim. Pełnomocnik taki co do zasady nie będzie więc kompetentny do powoływania czy odwoływania członków zarządu, zawierania umów z osobami trzecimi w imieniu spółki czy też reprezentacji spółki przed organami administracji. Art. 210 K.s.h. obejmują zarówno umowy związane ze sprawowaną funkcją członka zarządu, jak i umowy niezwiązane z tą funkcją. Stąd też do zawarcia (przez spółkę) umowy o pracę z członkiem zarządu (umowa związana ze sprawowaną funkcją), jak też do zawarcia z członkiem zarządu umowy sprzedaży czy umowy pożyczki, umowy o pracę na innym stanowisku (umowy niezwiązane z funkcją), konieczne będzie ustanowienie pełnomocnika, jeżeli w spółce nie działa rada nadzorcza. Pogląd ten znajduje potwierdzenie w art. 15 K.s.h., zgodnie z którym zawarcie przez spółkę kapitałową (w tym sp. z o.o.) umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu albo na jego rzecz wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Jak to zostało powiedziane wyżej, zgoda zgromadzenia wspólników na zawarcie umowy z członkiem zarządu może być wprost wyrażona w uchwale ustanawiającej daną osobę pełnomocnikiem. Wymienione w art. 15 K.s.h. umowy o charakterze kredytowo-gwarancyjnym z członkiem zarządu są umowami zewnętrznymi, tzn. niezwiązanymi ze sprawowaną funkcją członka zarządu. Stąd też należy uznać, że powołane stanowisko Sądu Najwyższego nie znajdowało i nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa handlowego.

Zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą lub pełnomocnika do ustalenia, że wynagrodzenie członków zarządu będzie obejmować prawo do określonego udziału w zysku rocznym spółki, który jest przeznaczony do podziału. Udział w zysku nie stanowi prawa do dywidendy, jakie przysługuje udziałowcom po podjęciu uchwały o podziale zysku między wspólników. Stanowi on wynagrodzenie dodatkowe, obok otrzymanego z tytułu umów o pracę lub innych umów cywilnoprawnych.

Jeżeli tylko stosowne upoważnienie zostanie udzielone, to wskazany organ, podmiot lub osoba może określić ogólne reguły związane z wynagrodzeniem obejmującym prawo do udziału w zysku czy wprowadzać do umów z członkami zarządu wynagrodzenie ustalone według tych zasad.

Piśmiennictwo zgodnie stoi na stanowisku, że upoważnienie ZW powinno także precyzować, jaka część zysku ma być przeznaczona do podziału między członków zarządu, bo organem wyłącznie właściwym w spółce do decydowania o odpowiednim podziale jest zgromadzenie wspólników.

Istnieje możliwość uznaniowego i nieregularnego przyznawania zarządowi dodatkowego wynagrodzenia w postaci udziału w zysku danego roku obrotowego, na zasadzie decyzji ad hoc dotyczącej tylko danego roku. Oznacza to, że jeżeli w danym momencie będzie wola, aby dodatkowo wynagrodzić zarząd przyznaniem tantiem, można to zrobić. 

Powszechnie przyjmuje się, że premią jest świadczenie z góry skonkretyzowane, co do którego pracodawca (w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania) określił obiektywne przesłanki przyznawania, a nabycie prawa do niego jest uwarunkowane ich spełnieniem przez danego pracownika. Kryteria takie powinny być konkretne i sprawdzalne zarówno co do zasady przyznania przedmiotowego świadczenia, jak i jego wysokości.

Za nagrodę natomiast uznaje się świadczenie fakultatywne i uznaniowe, o którego przyznaniu i wysokości decyduje każdorazowo pracodawca w oparciu o bliżej nieokreślone kryteria, które (w odróżnieniu od dotyczących premii) nie są sprawdzalne ani możliwe do skontrolowania (por. wyroki Sądu Najwyższego z 7.12.1999 r., I PKN 390/99, OSNAP 2001, nr 8, poz. 270; z 6.06.2000 r. I PKN 705/99, OSP 2002, nr 6, poz. 90).

Takie rozumienie i charakter „nagrody”, a w konsekwencji również jej odróżnienie od „premii”, wynika także z jej ustawowej definicji zawartej w art. 105 kodeksu pracy – pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Praktyka pokazuje jednak, że oznaczeniu przedmiotowych świadczeń należy przypisać znaczenie drugorzędne. Nierzadko określane są one naprzemiennie – premią nagrodą lub odwrotnie, co obrazuje przykład często spotykanej nagrody z zysku.

Nagroda z zysku

Problematyką nagrody z zysku i jej kwalifikacją, jako jednego z powyższych świadczeń, zajął się również Sąd Najwyższy. Sprawa, którą rozstrzygał Sąd Najwyższy dotyczyła żądania wypłaty „nagrody z zysku”, wynikającego ze sprawozdania finansowego spółki. W przedmiotowym stanie faktycznym obowiązywał Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy, zgodnie z którym „fundusz nagród z zysku do podziału jest tworzony i znoszony na mocy uchwał walnego zgromadzenia. Wysokość odpisu na fundusz nagród z zysku ustala walne zgromadzenie na wniosek zarządu w terminie 30 dni po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Wysokość odpisu jest uzależniona od wyniku finansowego, osiągniętego za dany rok obrachunkowy”.

Z wyrażonego w wyroku z dnia 3 marca 2011 roku (II PK 218/10, opubl.: Legalis) stanowiska Sądu wynika, że w tym stanie faktycznym nagroda z zysku co do zasady odpowiada premii, z uwagi na przesłanki jej nabycia i zasady przyznawania. Zgodnie z orzeczeniem nagrody z zysku, które zwyczajowo są od wielu dziesięcioleci przyznawane przez pracodawców, z uwagi na treść art. 105 KP nie mogą być uznane za nagrody w jego rozumieniu. Zysk nie jest jedynie rezultatem zabiegów kadry zarządzającej czy efektem określonego splotu czynników o charakterze mikro i makroekonomicznym, ale w określonej części jest konsekwencją pracy danego zespołu pracowniczego, a to z kolei świadczy o tym, iż tzw. nagroda z zysku jest w istocie w pewnym zakresie rodzajem wynagrodzenia (jego pewnej części) odłożonego w czasie. Nie bez znaczenia jest tu także to, że do kwestii tej w wielu zakładach pracy w ten właśnie sposób podchodzi się zwyczajowo, tj. że nagrody z zysku są corocznie (jeżeli zysk zostaje wypracowany) zwyczajowo przyznawane pracownikom. Nie można jednak zapomnieć, że w kontekście przedmiotowego rozstrzygnięcia kluczowy był jednak stan faktyczny sprawy, w oparciu o które zostało ono wydane. W przedmiotowej sprawie Sąd Najwyższy nie zajmował się bowiem wykładnią przepisów wewnątrzzakładowych (konkretnie zakładowego układu zbiorowego pracy, przewidującego fundusz nagród z zysku do podziału, który był tworzony i znoszony na mocy uchwał walnego zgromadzenia), które regulowały przesłanki i zasady przyznawania pracownikom nagrody z zysku i w tym zakresie – uznając sprawę za niewyjaśnioną co do zamiaru i celu stron wprowadzających przepisy dotyczące nagród z zysku, obowiązującej praktyki (zwyczaju) w tym zakresie w latach poprzednich i następnych oraz znaczenia, jakie należałoby przypisać w tym kontekście uchwale walnego zgromadzenia o rekompensatach dla pracowników z tytułu nieprzyznania nagrody z zysku za dany rok  – uchylił wyrok wskazując zarazem, że wymienione okoliczności winny być uwzględnione przy rozpoznaniu przedmiotowej sprawy.

Tak więc, proszę mieć na uwadze, że przyznawana Panu „premia EBTIDA”  i premia dodatkowa, powinna być zatwierdzona stosownymi uchwałami. 

Uwagi odnośnie umowy o poufności zostały zawarte w dokumencie. 

Jeżeli mają Państwo pytania własne, można je zadać klikając w ten link